von Alexander Steireif
Gründer und Geschäftsführer der Strategie- und Technologieberatung Alexander Steireif GmbH. Seit über 20 Jahren unterstützt er mittelständische Unternehmen dabei, ihren Vertrieb zu digitalisieren, leistungsfähige E Commerce Lösungen aufzubauen und klare Strategien für nachhaltiges digitales Wachstum zu entwickeln.
Ein Shopsystem wechseln zu wollen, ist meist keine spontane Idee, sondern das Ergebnis eines langen Frustaufbaus. Bestellungen dauern länger als nötig, Schnittstellen wackeln, jede kleine Änderung wird zum Projekt. An diesem Punkt stellt sich für viele mittelständische Unternehmen dieselbe Frage: Reicht eine Optimierung noch aus, oder braucht es den kompletten Neustart? Die Antwort ist selten eindeutig, aber sie lässt sich mit der richtigen Analyse deutlich greifbarer machen.
Gerade im Mittelstand fällt diese Entscheidung schwer, weil beide Wege mit erheblichen Risiken verbunden sind. Eine Optimierung, die zu vorsichtig ausfällt, verlängert nur die Lebensdauer eines Systems, das ohnehin an seine Grenzen stößt. Ein Wechsel, der zu früh oder aus den falschen Gründen angestoßen wird, bindet dagegen Budget und Personal, ohne den erhofften Effekt zu liefern. Beide Fehler kosten am Ende deutlich mehr als eine saubere Analyse im Vorfeld.
Warum nicht jedes Problem einen Systemwechsel rechtfertigt
Es ist verlockend, technische Probleme pauschal der Plattform anzulasten. Tatsächlich liegt die Ursache aber häufig woanders. Schlecht gepflegte Produktdaten, fehlende Prozessstandards oder ungenutzte Funktionen im bestehenden System sorgen genauso oft für Frust wie echte technische Grenzen.
Bevor über ein neues System nachgedacht wird, lohnt sich ein ehrlicher Blick auf die eigenen Prozesse. Viele Unternehmen wechseln, ohne vorher zu klären, welches Problem sie damit eigentlich lösen wollen. Das Ergebnis ist ein neues System mit den gleichen alten Gewohnheiten, nur in modernerer Verpackung. Ein Wechsel bringt keinen Mehrwert, wenn lediglich bestehende Abläufe eins zu eins übertragen werden.
Ein Beispiel aus der Praxis zeigt das gut. Ein Unternehmen klagt über lange Ladezeiten und schiebt das Problem auf das Shopsystem. Bei genauerer Betrachtung stellt sich heraus, dass unkomprimierte Produktbilder, veraltete Erweiterungen und ein überfüllter Produktkatalog ohne saubere Kategorisierung die eigentlichen Ursachen sind. Ein Systemwechsel hätte hier nichts gebracht, das gleiche Problem wäre auf der neuen Plattform in abgewandelter Form wieder aufgetaucht. Erst eine technische Bereinigung und ein überarbeitetes Datenmodell haben die Performance spürbar verbessert.
Solche Fälle sind keine Ausnahme. Gerade weil ein Replatforming aufwendig, teuer und organisatorisch anstrengend ist, sollte die Ursache eines Problems immer zuerst analysiert werden. Erst wenn feststeht, dass die Plattform selbst die Grenze darstellt und nicht die Art, wie sie genutzt wird, ist ein Wechsel tatsächlich die richtige Antwort.
Wann Optimierung noch sinnvoll ist
Solange sich die Kernprobleme mit gezielten Maßnahmen lösen lassen, ist ein vollständiger Wechsel meist die teurere und riskantere Option. Neue Schnittstellen, ein überarbeitetes Datenmodell oder ein Update auf eine aktuellere Systemversion können erstaunlich viel bewirken, ohne die gesamte Infrastruktur infrage zu stellen.
Optimierung ist besonders dann die richtige Wahl, wenn folgende Punkte zutreffen:
- Die Grundarchitektur des Systems ist stabil und wird vom Hersteller weiter aktiv gepflegt.
- Performance-Probleme lassen sich auf einzelne, klar identifizierbare Ursachen zurückführen.
- Neue Anforderungen betreffen einzelne Funktionsbereiche, nicht das gesamte Geschäftsmodell.
- Die internen Teams kennen das System gut und können es effizient weiterentwickeln.
In diesen Fällen ist ein Replatforming häufig eine Überreaktion. Wer stattdessen gezielt investiert, spart Zeit, Budget und vermeidet die organisatorische Belastung eines kompletten Systemwechsels.
Die folgende Übersicht fasst zusammen, welcher Weg je nach Ausgangslage tendenziell die passendere Option ist. Sie ersetzt keine individuelle Prüfung, gibt aber eine erste Orientierung.
Wann ein Shopsystemwechsel unausweichlich wird
Anders sieht es aus, wenn das bestehende System selbst zur Wachstumsbremse wird. Das ist keine Frage von Geschmack oder aktuellen Trends, sondern eine strukturelle Einschränkung, die sich mit Anpassungen nicht mehr auflösen lässt.
Ein Signal dafür ist ein sogenanntes End of Life, also der Zeitpunkt, ab dem ein Hersteller keine Sicherheitsupdates mehr bereitstellt. Systeme in diesem Zustand sind kein technisches Restrisiko mehr, sondern ein akutes Sicherheitsproblem. Auch wenn jede neue Anforderung nur noch über aufwendige Workarounds umsetzbar ist, ist die Grenze der bestehenden Architektur häufig erreicht.
Ein weiteres Signal ist die zunehmende Abhängigkeit von einzelnen Dienstleistern. Wenn nur noch eine Handvoll externer Entwickler das System überhaupt versteht, wächst das operative Risiko mit jedem Tag. Fällt ein zentraler Ansprechpartner aus, steht im schlimmsten Fall der gesamte Onlinevertrieb still. Dieses Abhängigkeitsrisiko wird in vielen Unternehmen unterschätzt, weil es sich schleichend aufbaut und erst im Ernstfall sichtbar wird.
Auch das Datenmodell selbst kann zum limitierenden Faktor werden. Wächst das Sortiment, kommen neue Vertriebskanäle hinzu oder soll internationalisiert werden, reicht eine flache, wenig flexible Datenstruktur häufig nicht mehr aus. Produktattribute lassen sich dann nur noch mit Umwegen pflegen, und die Datenqualität leidet spürbar. Genau das wirkt sich am Ende direkt auf die Kaufentscheidung der Kundschaft aus.
Interessant ist dabei ein Blick auf die aktuelle Marktstimmung im B2B-Kaufprozess. Laut Forrester geraten 86 Prozent der B2B-Käufe während des Entscheidungsprozesses ins Stocken, 81 Prozent der Käufer sind am Ende sogar mit dem gewählten Anbieter unzufrieden. Diese Zahlen zeigen: Unzufriedenheit entsteht nicht nur intern durch technische Grenzen, sondern auch auf Kundenseite, wenn digitale Kaufprozesse zu kompliziert, langsam oder wenig transparent sind. Für Unternehmen bedeutet das jedoch nicht automatisch, dass ein neues Shopsystem die richtige Antwort ist.
Entscheidend ist, ob die bestehende Plattform tatsächlich Wachstum, Datenqualität und operative Geschwindigkeit begrenzt oder ob zunächst Prozesse, Inhalte und Systemnutzung verbessert werden müssen.
Typische Warnsignale für ein Replatforming
Bestimmte Warnsignale tauchen bei fast jedem Unternehmen auf, das früher oder später den Systemwechsel vollzieht. Wer mehrere dieser Punkte wiedererkennt, sollte die Entscheidung nicht länger vor sich herschieben.
- Entwicklungszeiten für eigentlich einfache Funktionen ziehen sich über Wochen statt Tage.
- Schnittstellen zu ERP, PIM oder Warenwirtschaft werden zunehmend instabil oder lassen sich kaum noch erweitern.
- Betriebskosten steigen kontinuierlich, ohne dass sich Leistung oder Funktionsumfang spürbar verbessern.
- Das System kann steigende Bestellmengen oder neue Vertriebskanäle nicht zuverlässig abbilden.
- Datenqualität und Produktinformationen sind über mehrere Systeme verteilt und lassen sich nicht mehr sauber konsolidieren.
Keines dieser Signale allein ist zwingend ein Grund für einen Wechsel. Treten mehrere davon gleichzeitig auf, verdichtet sich das Bild jedoch schnell zu einer klaren Empfehlung.
Warum Replatforming eine strategische Entscheidung ist
Ein Shopsystemwechsel wird oft als IT-Projekt behandelt, dabei betrifft er weit mehr als die technische Abteilung. Vertrieb, Marketing, Logistik und Kundenservice arbeiten alle mit demselben System und sind von seiner Leistungsfähigkeit direkt abhängig. Wird der Wechsel rein technisch gedacht, entstehen im Nachgang häufig neue organisatorische Baustellen.
Wie relevant das Kundenerlebnis inzwischen für die Systemwahl geworden ist, zeigt eine B2B-Käuferstudie von Sana Commerce. Demnach sind 89 Prozent der befragten deutschen B2B-Käufer mit ihrer aktuellen Einkaufserfahrung frustriert, 75 Prozent würden für eine bessere Customer Experience sogar den Anbieter wechseln. Ein Shopsystem ist damit längst kein reines Backend-Thema mehr, sondern ein direkter Umsatzfaktor.
Entscheidend ist deshalb, das Zielbild vor die Systemauswahl zu stellen. Ein neues System muss meist sieben bis zehn Jahre tragen. Wer zuerst einen Anbieternamen festlegt und die eigenen Anforderungen erst danach definiert, trifft die Entscheidung tendenziell aus Bauchgefühl statt aus Substanz. Genau das ist einer der häufigsten Gründe, warum Replatforming-Projekte teurer werden als geplant oder ihr Potenzial nicht ausschöpfen.
Skalierbarkeit, Integrationen und Betriebskosten im Zusammenhang betrachten
Die drei Themen Skalierbarkeit, Integrationsfähigkeit und Betriebskosten hängen enger zusammen, als es auf den ersten Blick wirkt. Ein System, das heute günstig wirkt, kann durch ständige Individualanpassungen langfristig teurer werden als eine modernere, aber im Standard leistungsfähigere Lösung.
Wachstumsziele spielen dabei eine zentrale Rolle. Ein Unternehmen, das in den kommenden Jahren neue Märkte, zusätzliche Vertriebskanäle oder ein deutlich größeres Sortiment plant, sollte die Architektur des Shopsystems an diesen Zielen messen, nicht am aktuellen Status quo. Composable- oder API-first-Ansätze bieten hier mehr Flexibilität, bringen aber auch mehr Komplexität in der Umsetzung mit sich. Für den klassischen Mittelstand ist häufig ein moderner, gut integrierbarer Ansatz der pragmatischere Weg, ohne sich in maximaler technischer Komplexität zu verlieren.
Betriebskosten sollten dabei nie isoliert betrachtet werden. Die reine Lizenzgebühr eines Systems sagt wenig über die tatsächliche Total Cost of Ownership aus. Entscheidender sind Wartungsaufwand, Entwicklerstunden für Individualanpassungen und die Kosten, die durch ineffiziente Prozesse im operativen Alltag entstehen. Ein vermeintlich günstiges System kann über mehrere Jahre gerechnet deutlich teurer sein als eine modernere Lösung mit höheren Grundkosten, aber schlankeren Prozessen.
Auch die Integrationsfähigkeit verdient einen eigenen Blick. ERP, PIM, Warenwirtschaft, Marketing-Tools und Zahlungsanbieter müssen zuverlässig mit dem Shopsystem zusammenarbeiten. Je mehr individuelle Schnittstellen über die Jahre entstanden sind, desto größer wird der Aufwand, das System aktuell zu halten. Moderne Plattformen mit offener API-Struktur reduzieren diesen Aufwand spürbar und erleichtern es, neue Systeme später anzubinden, ohne die gesamte Architektur neu aufzubauen.
Fazit: Erst analysieren, dann System auswählen
Die Entscheidung zwischen Optimierung und vollständigem Shopsystemwechsel lässt sich nicht pauschal treffen, sie hängt von der individuellen Ausgangslage ab. Wer bestehende Probleme jahrelang mit Workarounds überbrückt, verschiebt am Ende nur die Kosten, löst sie aber nicht. Genauso wenig hilft ein überstürzter Wechsel, der nur auf Marktpräsenz oder ein modernes Erscheinungsbild eines Anbieters setzt.
Wirklich sinnvoll wird Replatforming erst dann, wenn das bestehende System Wachstum aktiv verhindert, unnötige Kosten erzeugt oder die Weiterentwicklung des Geschäftsmodells spürbar bremst. Genau diese Fragen sollten am Anfang jeder Entscheidung stehen, nicht die Wahl eines bestimmten Anbieters. Eine belastbare Analyse der aktuellen E-Commerce-Landschaft, der eigenen Prozesse und der mittelfristigen Wachstumsziele liefert deutlich verlässlichere Antworten als ein Bauchgefühl.
Am Ende zählt weniger, wie neu oder bekannt ein System ist, sondern ob es die eigenen Geschäftsziele in den kommenden Jahren tatsächlich trägt. Wer diese Grundlage sauber legt, trifft die Entscheidung für Optimierung oder Wechsel nicht aus Bauchgefühl, sondern auf Basis nachvollziehbarer Kriterien.