Wer im Digital Commerce erfolgreich bleiben will, kann auf intelligentes Product Information Management (PIM) kaum mehr verzichten. Entsprechend boomt der globale PIM-Markt. Doch was kosten Implementierung und Betrieb eines PIM-Systems? Und ab wann rechnet es sich? Eine Kalkulationshilfe.
Was kostet mich ein PIM-System?
Um sich in der digitalen Welt ein zuverlässiges Bild von analogen Produkten zu machen, benötigen Kunden eine Vielzahl von Informationen. Farbe, Maße, Materialzusammensetzung, Gewicht, Nutzungsmöglichkeiten und Bedienungsinformationen sind dafür nur einige Beispiele. Dabei gilt: Je komplexer ein Produkt, desto größer Informationsbedarf. Schätzungen zufolge können PIM-Datensätze durchaus hunderte von Attributen umfassen. All diese ohne eine entsprechende PIM-Lösung zu managen, ist ein ziemlich aussichtsloses Unterfangen.
Ob und für wen sich die Investition in ein PIM-System rechnet, lässt sich in unserem Blog bereits nachlesen. Ist diese Frage geklärt, stellt sich jedoch gleich die nächste: Was kostet mich ein PIM-System? Darauf gibt es leider keine pauschale Antwort, da sie von unterschiedlichen Faktoren abhängt: Dazu gehören Größe und Flexibilität des Unternehmens ebenso wie die Anzahl der Produkte und die gewünschten Funktionalitäten der Lösung.
Angebote von der Stange gibt es im PIM-Markt dementsprechend eher selten, eine sorgfältige Analyse der eigenen Anforderungen sowie eine detaillierte Angebotserstellung durch den Anbieter sind im Rahmen der Kostenkalkulation für ein PIM-System unverzichtbar. Nichtsdestotrotz lassen sich anhand einiger Standardparameter die Implementierungs- und Betriebskosten eines PIM-Systems zumindest grob schätzen.
Kostenfaktoren bei der Einführung eines PIM-Systems
Die Total Cost of Ownership (TCO) eines PIM-Systems setzen sich aus unterschiedlichen Faktoren zusammen. Neben den direkten Anschaffungskosten sollten in die Kalkulation unbedingt auch laufenden Betriebskosten sowie Aufwände für Schulungen sowie Systemanpassungen und Erweiterungen einfließen. Bei der Einführung einer PIM-Lösung schlagen dabei folgende Kosten zu Buche:
Lizenzen
Je nach Anbieter und Funktionsumfang kann die Lizenzgebühr für die PIM-Software stark variieren. Von der schlanken Cloud-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen bis hin zur umfassenden PIM-Suite, mit der sich hunderttausende von Produktdaten auf Knopfdruck steuern lassen – der PIM-Markt bietet die passende Lösung für so ziemlich jeden Bedarf.
Implementierung
Die Kosten für die Einrichtung des PIM-Systems hängen vom Umfang des Projekts, der Komplexität der Datenmigration und der erforderlichen Anpassungen ab. Dazu können auch Kosten für Beratung, Schulungen sowie das keinesfalls zu unterschätzende Change Management gehören.
Datenbereinigung
Die Qualität der Produktdaten ist entscheidend für den Erfolg eines PIM-Systems. Unvollständige oder fehlerhafte Daten ziehen in der Regel zusätzliche Kosten für Datenbereinigung und -anreicherung nach sich.
So macht sich Product Information Management bezahlt
Kostenfaktoren für den Betrieb eines PIM-Systems
Die Implementierung macht den Löwenanteil der Gesamtkosten eines PIM-Systems aus. Doch den Betrieb der Software gibt es ebenfalls nicht zum Nulltarif. Folgende Faktoren sollten dementsprechend unbedingt in die Kostenkalkulation einfließen.
Bereitstellungsmodell
Integrationen
Soll das PIM-System an weitere Lösungen (z.B. neue Vertriebskanäle, Shops oder Marktplätze angebunden werden, entstehen zusätzliche Kosten für die Integration und Schnittstellenentwicklung. Viele SaaS-Anbieter bieten vorgefertigte Konnektoren zu gängigen Systemen sowie APIs an, was die Integrationszeit verkürzt. Bei komplexen Integrationen oder individuellen Anpassungen können jedoch zusätzliche Integrationskosten anfallen.
Datenmigration
Sortimente ändern sich, Produkte werden weiterentwickelt. Dementsprechend müssen auch die Produktinformationen kontinuierlich aktualisiert und gepflegt, die daraus resultierenden Aufwände bei der Kalkulation berücksichtigt werden. Dabei gilt bei On-Premise und Cloud-Systemen gleichermaßen: Je komplexer die Produktinformationen sind, desto aufwändiger und damit kostenintensiver sind Datenmigration und Pflege.
Wartung, Support
Die jährlichen Gebühren für Wartung und Updates liegen für On-Premise-Lösungen erfahrungsgemäß bei 15 bis 20 Prozent der ursprünglichen Lizenzkosten. Zudem fallen möglicherweise zusätzliche Kosten für Updates und Upgrades an. Bei SaaS-Angeboten sind diese in der Regel im Preis bereits enthalten, während Supportvereinbarungen ggf. zusätzlich zu Buche schlagen können.
Auch beim PIM gilt also: Ohne Moos nichts los. Wieviel Geld man für eine Lösung in die Hand nimmt, hängt allerdings von den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens ab. Kleine Standalone-Systeme aus der Cloud sind schon im unteren vierstelligen Eurobereich erhältlich. Ihr gesamtes Potenzial entfalten PIM-Systeme allerdings erst durch das nahtlose Zusammenspiel mit ERP- oder CRM-Lösungen. Ob und wie sich entsprechende Investitionen rechnen, bedarf also immer einer individuellen Prüfung.
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